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Se planifica el contenido del evento, detallando actividades, tiempos, responsables y pausas, asegurando que la programación sea atractiva, fluida y cumpla los objetivos.
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Se establece la finalidad principal del evento (por ejemplo, fomentar la integración, promover hábitos saludables o reducir el estrés) y se define el tipo de actividad más adecuada (jornada deportiva, taller de mindfulness, feria de salud, etc.).
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Se determinan los costos estimados para cada aspecto del evento (lugar, proveedores, materiales, publicidad, etc.) y se distribuyen los recursos económicos, humanos y logísticos necesarios.
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Se contacta y formaliza la contratación de servicios externos (catering, sonido, decoración, facilitadores) y se adquieren materiales o insumos requeridos para el evento.
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Se lleva a cabo el evento siguiendo el cronograma, supervisando cada actividad y resolviendo imprevistos para garantizar que todo fluya correctamente y los participantes disfruten.
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Se fija la fecha más conveniente según el calendario corporativo, se elige el espacio físico o virtual, y se definen aspectos como transporte, equipos técnicos y distribución del espacio.
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Se lanza la campaña de comunicación interna para motivar la participación, utilizando afiches, correos, redes o intranet, y se administran las inscripciones y confirmaciones de asistencia.
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Se analizan los logros alcanzados, se mide la satisfacción de los asistentes mediante encuestas o entrevistas, y se documentan aprendizajes para mejorar futuros eventos.