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El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por ordenador.
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La referencia más antigua sobre la organización de los
documentos oficiales en el Nuevo Reino de Granada se
encuentra en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia
de 1567 -
España dictó para América una legislación sobre archivos en la ordenanza de Carlos V , que regulaba la información de los cabildos municipales.
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La Ley 45 de 1923 Crea la Superintendencia Bancaria y establece las normas para los establecimientos bancarios. Bajo sus observaciones y teniendo presente que los soportes son necesarios en la actividad bancaria, esta norma establece que los documentos bancarios deben conservarse.
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El considerando segundo del Decreto 2527 de 1950, consagra “Que es conveniente darle mayor seguridad a los archivos tanto oficiales de la Administración Pública, como a los demás de interés colectivo, especialmente a los de las instituciones de crédito y las entidades vinculadas a la economía y a la cultura patria”.
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en los inicios del sistema operative DOS, los documentos comenzarón a organizarse en diferentes discos "floppy disks" (de 5' 25" o 3' 5" pulgadas y con capacidad para 512Kb o 1024Kb) donde se etiquetaban manualmente y se guardaban en cajas tipo archivador para poder encontrar el disco apropiado según el documento que se necesitaba.
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La 23 por la cual se dictan normas en materia de ética médica, y puntualiza que las historias clínicas deben ceñirse al modelo que establezca el Ministerio de Salud y Protección, convirtiéndose en un registro obligatorio y privado, sometido a reserva, y la Ley 39, la cual crea el comité de Archivo y Microfilmación de Documentos Pertenecientes a la Secretaria de Integración Social.
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con interfaz gráfica incorporada, el concepto de las carpetas desarrollaron la necesidad de organizar los documentos en los propios sistemas. Las carpetas reemplazaron a los "floppy disks" y los documentos eran almacenados en discos duros "hard drives", y posteriormente cuando aparecieron los servidores (dentro de los discos duros de los servidores)
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Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a
consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos,
siempre que dichos docum
entos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la
ley. -
El Archivo General de la Nación mediante la Ley 80 y en el año 2000 se promulga la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, cuyo fin ha sido establecer los parámetros y principios fundamentales que regulan la función archivística en Colombia, aplicándose a las entidades públicas en todos los niveles y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas.
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Los archivos, desde el punto
de vista de su jurisdicción y competencia, se clasific
an en:
a) Archivo General de la Nación;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito -
Ley General de Archivos
y
el Decreto 2609 de 2012, establecen el hilo conductor de
la gestión documental y la gestión de documentos elec-
trónicos de archivo en el Estado Colombiano, -
Según Antonia Heredia cuando en su definición de archivo los reconoce como conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden.
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La función de inspección será realizada de oficio o a solicitud de parte por el Archivo General de la Nación, en cuyo desarrollo podrá solicitar y verificar información y/o realizar visitas a las dependencias e instalaciones donde se encuentran los documentos y archivos en cualquier soporte
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El Archivo General de la Nación, el 14 de julio de 2000 promulgo la Ley 594. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y dictan otras disposiciones
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Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones de la gestion documental en el campo de las empresas, entidades y demas.
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la Ley 795, se le asigna a esta Entidad la responsabilidad de administrar los archivos centrales de las Entidades Financieras Públicas en Liquidación.
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Para fortalecer el proceso archivístico en toda Colombia, el Gobierno Nacional sanciona el 16 de octubre del año 2012 mediante el decreto 2126 y 2127, y el decreto 1516 de 2013 el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado adecuó su estructura y planta de personal a lo que demanda su ordenamiento jurídico y los compromisos impuestos por las funciones asignadas.
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Las entidades públicas deberán formular una política de
gestión documental constituida por los componentes des-
critos en el Artículo No. 6 del Decreto 2609 de 2012 -
Fue creado mediante la Resolución Rectoral 408 del 2 de mayo de 2013, por medio del cual se define el Comité Interno de Archivo de la Universidad Cooperativa de Colombia y que se encuentra conformado por: Presidente, Integrantes y Secretario como se muestra en el gráfico.
