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La historia de los archivos en Colombia es la historia misma de sus instituciones, de las buenas, regulares y pesimas administraciones gubernamentales, que se reflejo igualmente en la administracion de los documentos. Con el establecimiento de las instituciones administrativas coloniales en tierra firme y territorio del Nuevo Reino de Granada se da inicio a la produccion de documentos escritos. buena parte de tales testimonios, cumplido su proposito adminitrativo, desaparecieron.
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A mediados del siglo XVIII, la corona española sigue dando muestras de preocupación por la notaria desorganización de los Archivos de sus posesiones en América. -
El Adelantado Sebastian de Belalcazar ordena hacia 1535 que se depositaran libros y registros en un arca, de aquello relativo al gobierno de la naciente ciudad de Quito.
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Si bien es cierto la historia de los Archivos data de 1546
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Una Cedula Real señala que el Mariscal Gonzalo Jimenez de Quesada advierte al soberano la falta de archivo en el nuevo Reino, dispone su conformación en los ayuntamientos para proteger las cedulas y los privilegios. El cumplimento de tal orden tarda más de tres lustros.
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Hasta 1567 la Real Audiencia y la cancilleria del Nuevo Reino de Granada ordena la disposicion de tal archivo, con la justificacion de que se han perdido muchos documentos a causa de los continuos incendios en los bohios de paja, sus usuales sitios de custodia.
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Durante el periodo colonial se dio igualmente importancia a los repositorios de documentos oficiales, como se puede desprender de las órdenes relativas al traslado del archivo del Acuerdo de la Audiencia de Quito a Santafé
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Se ordeno a los virreyes que dispusiesen que los alcaldes mayores y justicias conformaran relaciones de los nombres, cantidad y condiciones de los pueblos de su jurisdicción, del estado de las misiones y las visitas
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Marca de agua en un documento de 1769.
Fondo de Milicias y Marina, Archivo General de la Nación.
Sobra decir que la documentación fue blanco en distintas oportunidades del motín y la asonada, amén del descuido que en ocasiones le ha brindado la desidia oficial. Un típico ejemplo de la arbitrariedad y manipulación que han sufrido los registros testimoniales ocurrió durante la época de la reconquista española. -
el virrey Manuel Antonio Flóres encarga a Pedro Quiñones que ordene las cédulas reales de los archivos de Gobierno, Contaduría y Tribunal Eclesiástico, dándoles un orden alfabético, para poder acceder fácilmente a su contenido.
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Una de las más sensibles pérdidas de la documentación del Virreinato ocurrió cuando una conflagración acaecida en el palacio del virrey consumió gran número de documentos, algunos de inmensa valía por su antigüedad. El archivo ocupaba precisamente dos habitaciones del edificio, las cuales se hallaban cubiertas de paños y tapices que contribuyeron a darle vida al fuego. En una confusión total, los documentos que se salvaron fueron arrojados a la Plaza Mayor, perdiendo mucha documentación origina
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El consejo Supremo de Indias pide que " se custodien con reserva los documentos que no se saque ningun papel en copia ni menos original sin su consentimiento.
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El virrey Sámano arrastró consigo, en su huída, la documentación oficial producida por entonces, disponiendo luego de su traslado a cuba. Estos documentos finalizarían su tránsito en archivos historicos españoles, como el de la Real Academia de la historia y el Archivo general de Indias de Sevilla.
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Conviene sin embargo mencionar a José Martínez Carpintero, alcalde ordinario de Santafé, y a Félix José Lotero, escribano de cámara, quienes resguardaron la documentación del Real Acuerdo de los avatares de la guerra. Este último se dirige al rey de España hacia 1817, dando cuenta de la custodia del archivo secreto librado del vandalismo de las tropas.
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En 1826, el secretario del Interior, José Manuel Restrepo, sanciona una reglamentación para los archivos de las secretarías de Estado. Los documentos y libros de la Secretaría del Interior se dividirían en tres secciones: Negocios Pendientes. Archivo Secreto y Negocios Concluidos. Estos parámetros darían lugar a la posterior organización de la documentación oficial.
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Comenzando el período republicano, la documentación también se vio seriamente amenazada. A finales de 1827 la Secretaría de Guerra y Marina se dirige a su homóloga de lo Interior y Relaciones Exteriores, manifestando que en vista de que en ese archivo del Virreinato y de las secretarías de Estado existen "...algunos legajos que son inútiles, y como se necesita urgentemente papel para la construcción de cartuchos.
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durante la administración de Manuel Murillo Toro, se dieron los primeros pasos para la organización del Archivo Nacional. El general Emigdio Briceño quien, auxiliado por Manuel Briceño, su hijo, trabajó cerca de un año tratando de organizar los archivos del Virreinato y de las secretarías de Estado. El separo los documentos relativos al Servicio Diplomático y lo concerniente a Relaciones Exteriores organizó el resto del archivo en dos grandes épocas: época central y época federal.
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Solo hasta la creación de los "Archivos Nacionales" fue posible que el ciudadano interesado accediera un poco más facil a los documentos producidos durante la administración española y a aquellos gestados a lo largo del corto camino de la vida republicana recorrido hasta entonces.
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durante el gobierno del general Santos Acosta, se promulgó el decreto orgánico de los Archivos Nacionales el 17 de enero de 1868, disponiendo la reunión de los archivos de las cuatro secretarías de Estado y obligando a la creación de un solo cuerpo documental que se denominó Archivos Nacionales de Colombia, dando lugar además a la Sección 4ª del Ministerio del Interior y Relaciones Exteriores.
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Documentos públicos abandonados en un húmedo salón de la Escuela Nacional de Institutoras y que fueron rescatados
por Luis María Cuervo, con el auxilio del secretario de Instrucción Pública Ricardo Becerra, y trasladados a la Biblioteca Nacional, con el objeto de que conformaran una sección denominada "Archivo Histórico de la Colonia". Según relata el señor Cuervo, se perdieron en aquella ocasión más de veinte metros cúbicos de documentos totalmente afectados por la humedad.A -
Durante el periodo presidencial del general Rafael Reyes (1904-1909) se contrató el empaste de gran parte de la documentación, librándola de la ruina. La disposición ejecutiva 177 de 1907, decreta la creación del cargo de inspector general de los Archivos Nacionales --Archivo Nacional, Archivo Diplomático, Archivo del Congreso, Archivo de la Corte de Cuentas, Archivo del Distrito Capital--, recayendo esta primera designación en Enrique Alvarez Bonilla.
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Código de Régimen Político y Municipal
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el presidente Marco Fidel Suárez sancionó la ley 47, "por la cual se dictan algunas disposiciones sobre bibliotecas, museos y archivos y sobre documentos y objetos de interés públicos".
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la documentación reposaba en el edificio del convento de Santo Domingo por absurdo vandalismo oficial, fue demolida esta reliquia arquitectónica para edificar allí el Palacio de Comunicaciones (edificio Murillo Toro) y al parecer se tuvo la intención de enviar el archivo al nuevo edificio construido para la Imprenta Nacional, en la calle 10 con carrera 10, frente a la casa de mercado.
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El traslado no se hizo efectivo, pues la documentación se llevó al Palacio de Justicia, en donde permaneció en condiciones muy deplorables hasta 1938, cuando se efectuó el traslado definitivo al nuevo edificio construido para la Biblioteca Nacional.
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el gobierno nacional contrató los servicios de Cuervo, quien entregó dos años más tarde esta documentación empastada en más de 700 legajos y clasificada en treinta y seis materias. Este "Archivo Histórico de la Colonia" permaneció como tal en la Biblioteca hasta 1938, cuando se le dio traslado al Archivo Nacional, y desde entonces se la conoce como la sección "Archivo Anexo".
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Finalizando el año de 1938 es nombrado como jefe del Archivo Nacional el ilustre jurisconsulto e historiador Enrique Ortega Ricaurte, quien con ese toque de humanista que le caracterizaba propinó un grande impulso a la institución, dando a conocer numerosos documentos vitales para la historia del país e impulsando la Revista Archivo Nacional.
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Indica que el personal está compuesto por un jefe técnico, un paleógrafo, un primer catalogador paleógrafo, dos catalogadores, dos clasificadores, un ayudante de la sala de investigadores, un oficial del Archivo del Ministerio de Educación, un operador de microfilmación, un encuadernador especializado en manuscritos y una aseadora. Para entonces, la nómina no superaba los tres mil seiscientos diez pesos.
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cuando se creó el Instituto Colombiano de Cultura, el Archivo Nacional pasó a ser dependencia del nuevo organismo.
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la cual hizo efectiva su creación como establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio del Interior. Así se amplían los horizontes del Archivo y este organismo, renovado, pretende influir en los diversos ramos de la Administración Pública, concientizando a sus funcionarios de la importancia que tiene para el país el buen cuidado de los documentos que producen y están bajo su custodia, en todos los niveles gubernamentales, a lo largo y ancho del país.
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Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
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Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
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Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías (Art. 20 reserva y expedición de copias. Art. 60 Boletín de Responsabilidad Fiscal).
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"Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones". Conciliación. (Art. 15 Conciliación ante servidores públicos).
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Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
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Por la cual se crea el acta de informe de gestión.
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Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 –Ley General de Cultura– y se dictan otras disposiciones
Modifica y adiciona Ley 397 de 1997 LEY General de cultura y se adicionan otras disposiciones. (art. 1 Integración patrimonio cultural de la Nación, art. 14-2 Registro de bienes de interés cultural). -
Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.
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Nuevo Decreto 103 de 2015 fortalece la gestión documental pública y ratifica el papel de los Archivos en la transparencia del Estado
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https://www.youtube.com/watch?v=xiRNOTd3Ud0 Hasta el Dia de hoy asi conocemos el Archivo General de la Nación
