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En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer archivero del que tenemos noticia.
Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los templos e incluso bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han dejado constancia de la organización de los fondos. -
Había archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las oficinas gubernamentales. En cada provincia, había un archivo provincial, heredado poco después por los romanos. También se deposita documentación privada como actas matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.
Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se incluía año, símbolo del faraón, responsable del documento y los asuntos. -
A lo largo de la comunicación del hombre, su necesidad social y de trascendencia le llevó a buscar medios para plasmar su conocimiento y vivencias. Por esta misma razón ese afán de conservar dicha información no tiene, en principio, una clara definición entre la función de una biblioteca y la de un archivo.
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Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro (Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno. Recogía toda la documentación económica de la República y los comentarios de los cuestores, además de las sentencias del Senado
En el año 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularium, el Archivo Central de Roma. -
En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de arcilla con documentación económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el Consejo. En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea el papiro empleado en Egipto, tablillas de madera, para documentos de uso frecuente. Se emplea la piedra de mármol cuando se quiere que los documentos sean conocidos por todos y el perga
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Con los bárbaros, llega la disolución de las estructuras administrativas del Imperio Romano y se destruyen los archivos. El derecho germano se va superponiendo al romano. En el siglo VI, el pergamino sustituye al papiro como medio de escritura. El pergamino es caro, y por lo tanto encarece los documentos. Entre los siglos VI y XIII, apenas se escribe. La lengua en la que se escribe, también hace costosos los documentos.
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En el siglo XII se recupera el derecho romano y el procedimiento administrativo inherente. Se introduce una clasificación sistemática y una clasificación cronológica y se comienzan a conservar en legajos.
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Entre los siglos XIII y XIV se comienzan a crear archivos de entes locales, archivos eclesiásticos con una red estructurada y organizada y archivos privados.
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En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan documentos de manos privadas y buscan lugares seguros para depositar el archivo. Nombran archiveros casi profesionales. El primer archivo serio, se lo debemos a Maximiliano I de Habsburgo. Quería centralizarlo en Innsbruck. Los Reyes Católicos ordenan la concentración de sus archivos en la Chancillería de Valladolid
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A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan estos archivos por la concentración de todos los fondos documentales dispersos. España fue la pionera en la creación de este tipo de archivos.
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En 1543, Carlos I de España funda el Archivo General de Simancas. En Portugal, se crea el Archivo Central en la Torre de Tombo (Lisboa). En Francia, intentan crear un archivo en el Louvre. En Inglaterra, en 1578, se crea un archivo para los papeles de Estado. En Italia se crean los archivos de Florencia, Siena y los Archivos Vaticanos.
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El funcionamiento de la Real Audiencia neogranadina a partir de 1550, dio lugar a las series y fondos documentales que integrarían, en el siglo XIX, los archivos nacionales de Colombia.
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Nacen dos elementos de descripción: la analítica, que hace de los documentos consideraciones de orden paleográfico, diplomático e histórico y la sintética, que consisten en describir la mayor cantidad posible de documentación. Nace el principio de respeto de los fondos
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José de Gálvez, en 1773 entra en contacto con la documentación que hay en el archivo de Simancas, no consigue encontrar la documentación que busca, debido al desorden, por lo que hace una denuncia. Ello da lugar a la creación del archivo de Indias.
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En el año de 1777, el Virrey Manuel Antonio Flórez encargó a Pedro Quiñones, la ordenación de las cédulas reales de los archivos de Gobierno, Contaduría y Tribunal Eclesiástico, para facilitar su consulta.
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Desde 1779 Juan Bautista Muñoz tenía como misión encargar la Historia del Nuevo Mundo (para rebatir la escrita por Robertson), recorre bibliotecas y archivos y en Simancas se encuentra un gran desastre. Ante esta segunda denuncia se crea una comisión para habilitar un nuevo lugar para esa documentación.
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En 1781 una Real Orden de Carlos III funda un nuevo archivo en la Casa Lonja de Sevilla. Con toda esa documentación se va a elaborar un verdadero tratado de archivística para la época
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EN 1785 Carlos III creó el Archivo General de Indias de Sevilla, que reuniría la documentación relativa a la América española, a la función administrativa de los archivos se agregaban los intereses de la investigación histórica.
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surgimiento de los archivos en las sedes de los organismos del gobierno colonial y en los principales centros urbanos.
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A finales del siglo XVIII, empieza la investigación en los archivos. En España, la persona que simboliza este trabajo, es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la investigación que se hacía en esta época, era bajo sospecha, porque eran Archivos de la Corona. Se necesitaba un permiso específico que raramente se concedía.
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Con la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio de 1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos.
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Durante la reconquista española, en el llamado Régimen del Terror (1816-1819), el Virrey Sámano en su huida, llevó consigo para Cartagena la documentación oficial producida por entonces y luego dispuso que fuera trasladada a Cuba para ir a parar, años más tarde, a varios archivos españoles.
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Napoleón pretendió concentrar en París los archivos de los diversos países europeos. En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como la fotografía o la microforma
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En el año de 1866, durante la administración presidencial de Manuel Murillo Toro, se dieron los primeros pasos para la organización del Archivo Nacional
se contrataron los servicios del General Emigdio Briceño, quien auxiliado por Manuel Briceño, su hijo, y por dos escribientes, trabajó cerca de un año tratando de organizar el archivo del Virreinato y el de las Secretarías de Estado. -
El Archivo Nacional de España se crea en 1868. Se crean las Escuelas de Archivística y se inicia la publicación periódica de los documentos más importantes de los archivos
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Durante el siglo XIX se inicia el período de desarrollo archivístico que configura la archivística como una disciplina creciente y cuyas necesidades de partida fueron las siguientes: concentrar la documentación de las entidades desaparecidas y concebir un sistema global de organización de los fondos documentales. Se crean grandes depósitos documentales para concentrar fondos.
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Crecen los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos. Un carácter importante de los archivos en el siglo XX, es el carácter que le da la legislación. Identifica que es un documento de archivo. Las necesidades de la administración obligan a la profesión a replantearse sus presupuestos, ya que abarcan desde las oficinas hasta la conservación definitiva.
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Otra cosa importante es la creación de redes y de sistemas de archivos. Una red, es un conjunto de instituciones archivísticas que tienen un convenio entre sí. Para que haya una red, tiene que haber un acto jurídico para que el archivo
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La Segunda Guerra Mundial 1914-1918 marca el despegue de la archivística por la necesidad de investigar y difundir el conocimiento y la expansión de la democracia como modelo de organización social. Por ello la archivística y los profesionales varían considerablemente.
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Finalizando el año de 1938 fue nombrado como Jefe del Archivo Nacional el ilustre jurisconsulto e historiador Enrique Ortega Ricaurte, quien dio un gran impulso a la institución gracias a sus condiciones de humanista y dotes de investigador.
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A finales de 1939, el Ministro de Educación Alfonso Araujo decidió trasladar los archivos de este Ministerio al Archivo Histórico Nacional. Los documentos se encontraban hacinados en una pequeña pieza al sur de la ciudad, en las peores condiciones, atacados por la humedad.
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La ampliación del mundo archivístico ha llevado a la participación del mundo profesional y las nuevas tecnologías han abierto campos inéditos como el audiovisual y la informática.
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En el proceso de institucionalización y regulación de las tareas del Archivo se expidieron los Decretos 909 de 1961 y 554 de 1964, emanados del Ministerio de Educación, mediante los cuales se creaba y organizaba el Consejo Nacional de Archivos Nacionales
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En 1968, por Decreto Ley 3.154 se creó el Instituto Colombiano de Cultura -COLCULTURA-. El Archivo Nacional pasó a ser dependencia de este nuevo organismo y por Acuerdo 2 de 1969, se dispuso su organización como División y se establecieron sus funciones.
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En 1989 con la sanción de Ley 80, se crea el Archivo General de la Nación como un establecimiento público del orden nacional adscrito al Ministerio de Gobierno y como ente rector de la política archivística nacional; inició operaciones como establecimiento público en el año de 1992.
